Wat is Copilot voor Microsoft 365
Copilot voor Microsoft 365 is een geavanceerde AI-tool ontwikkeld door Microsoft om werknemers te ondersteunen bij hun dagelijkse taken. Microsoft 365 Copilot heeft toegang tot alle documenten binnen de organisatie waar de gebruiker toegang toe heeft, waardoor het ook informatie uit deze documenten kan halen. Microsoft heeft deze AI-assistent beschikbaar gemaakt in allerlei Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel, Teams, PowerPoint, Outlook en loop.
Belangrijke punten voor implementatie Copilot voor Microsoft 365
• Governance: heb je grip op je data met een duidelijk beleid?
• Compliance: wie kan er bij welke data? Is je rechtenstructuur op orde?
• Structure: is je data goed geordend, zijn er geen dubbelingen?
• Security: heb je de veiligheidssystemen en -regels op orde?
Als een organisatie overweegt om Copilot voor Microsoft 365 te gaan gebruiken, is het van groot belang om grondig te kijken naar de rollen, rechten en toegang tot de gegevens. De benodigde informatie wordt uit Microsoft Graph gehaald. Deze service controleert welke gegevens een gebruiker wel of niet mag zien en verbindt deze informatie met Copilot. Als iemand niet de juiste rechten heeft voor bepaalde bronnen, zal die persoon ook geen gegevens uit die bronnen ontvangen via Copilot. Het omgekeerde kan echter ook gebeuren: een medewerker kan antwoorden of verwijzingen van Copilot ontvangen met gegevens die niet voor hen bedoeld zijn. Daarom is het essentieel om vóór de invoering van Copilot gevoelige informatie te identificeren en te beschermen. Copilot doorzoekt snel alle beschikbare gegevens, waardoor dergelijke kwesties sneller aan het licht komen dan wanneer een gebruiker zelf naar informatie zoekt. Het is daarom van cruciaal belang dat de toegangsrechten binnen de Microsoft 365-omgeving goed zijn ingesteld.
Copilot in Teams
Copilot in Teams helpt je om efficiënter te vergaderen en op de hoogte te blijven van gesprekken zonder de discussiestroom te onderbreken. Het kan antwoorden geven op specifieke vragen, vergaderagenda's opstellen, de juiste mensen voor follow-ups identificeren en check-ins plannen.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat je aan Copilot kunt vragen:
1. Maak een samenvatting van de belangrijkste punten van de laatste vergadering. Over welke punten waren we het eens?
2. Maak een tabel met voor- en nadelen voor [onderwerp dat wordt besproken].
3. Wat zijn enkele voorgestelde vervolgstappen en actiepunten uit de vergadering van afgelopen donderdag?
4. Welke beslissingen zijn er genomen?
5. Maak een samenvatting van de vergadering
Copilot in Outlook
Copilot in Outlook is een handig hulpmiddel om je inbox en berichten te beheren, waardoor je meer tijd overhoudt voor belangrijke communicatie. Het biedt bijvoorbeeld samengevatte overzichten van e-mailthreads met verschillende standpunten en open vragen die moeten worden beantwoord. Je kunt Copilot ook gebruiken om professionele antwoorden te genereren, ofwel door een eenvoudige vraag te stellen of door inhoud te gebruiken van andere e-mails en documenten uit Microsoft 365.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat je aan Copilot kunt vragen:
1. Maak een samenvatting van alle e-mails die ik heb gemist toen ik afgelopen 3 weken op verlof was. Markeer alle belangrijke items.
2. Stel een antwoord op waarin ik meer details vraag over hun eerste en vijfde punt.
3. Organiseer alle e-mails van elke klant in een eigen map en geef ze een eigen kleur.
4. Selecteer een lange groep-mail en vat de belangrijkste actiepunten / standpunten per persoon samen.
5. Nodig iedereen uit voor een teamvergadering volgende week donderdag om 13:00 uur over ons nieuwe verkoopproces.
Copilot in Word
Copilot in Word is een handige assistent voor het opmaken van documenten. Het kan een concept opstellen en hierbij informatie uit de hele organisatie gebruiken waar de gebruiker toegang toe heeft. Met Copilot kun je inhoud toevoegen aan bestaande documenten, tekst samenvatten, delen van de tekst aanpassen of het hele document herschrijven om het korter te maken. Ook kun je suggesties vragen voor de gewenste toon van het document, zoals professioneel, informeel of dankbaar.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat je Copilot kunt vragen:
1. Maak een projectvoorstel van drie pagina's op basis van informatie uit een Word-document en een Excel-spreadsheet.
2. Maak de vierde alinea beknopter. Pas de toon van het document aan zodat het professioneler wordt.
3. Maak uitgewerkte notulen op basis van aantekeningen in Team chat en OneNote
4. Verbeter de leesbaarheid door meer alinea’s en leestekens toe te voegen
5. Ontwerp een document van twee pagina's op basis van vijf specifieke punten.
Copilot in Excel
Copilot in Excel is een handige tool om je te helpen bij het analyseren en verkennen van je gegevens. Het onthult verbanden, stelt what-if scenario's voor en biedt nieuwe formules aan op basis van jouw vragen. Bovendien kan het krachtige visualisaties genereren om trends te identificeren.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat je aan Copilot kunt vragen:
1. Geef een gedetailleerd overzicht van de verkoop per type en kanaal en voeg een tabel toe.
2. Laat de impact van een variabele wijziging zien en maak een grafiek hiervan om het te helpen visualiseren.
3. Laat zien hoe een verandering in de groeipercentages voor een variabele mijn brutowinstmarge zou beïnvloeden
Copilot in PowerPoint
Copilot in PowerPoint is een handige tool voor het maken van presentaties. Met Copilot kun je gemakkelijk bestaande documenten omzetten naar slidedecks, inclusief sprekersnotities en bronvermeldingen, of je kunt een nieuwe presentatie maken op basis van een vraag of schets. Daarnaast kun je lange presentaties inkorten, de lay-out aanpassen, tekst opnieuw formatteren en animaties perfect timen. Copilot in PowerPoint helpt je om je ideeën om te zetten in verbluffende presentaties.
Hier zijn enkele voorbeelden van wat je aan Copilot kunt vragen:
1. Maak een presentatie van zeven dia's op basis van dit Word-document en voeg stockfoto's toe.
2. Maak op basis van deze presentatie een korte samenvatting van 2 pagina’s.
3. Herschik deze vijf bullets in vijf kolommen, elk met een foto.
Voordelen van Copilot voor Microsoft 365
Het grootste pluspunt van Copilot voor Microsoft 365 is de toename in productiviteit. Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat maar liefst 7 op de 10 gebruikers hun productiviteit hebben zien stijgen dankzij Copilot. Bijna eenzelfde aantal (68%) heeft ook de kwaliteit van hun werk zien verbeteren door het gebruik ervan. Voor meer dan driekwart (77%) van de gebruikers is deze technologie onmisbaar geworden. Andere voordelen zijn onder meer een sterkere concurrentiepositie, verbeterde creativiteit en innovatie, de hoogwaardige beveiliging van Microsoft en de naadloze integratie met Microsoft 365-applicaties.